Объединение элементов в тексте письма

Следует обратить особое внимание на объединение элементов адреса, обращение и формул вежливости, используемых в письме.
Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложению. Документы, которые прибавляются, целесообразно упоминать в тексте письма.

В ответ письмо должно быть адресовано лицу, которое подписало инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен отвечать должностному рангу лица, которое подписало письмо . Необходимо отвечать на каждое письмо, которое поступило. Срок ответа - неделя. Если за этот период нельзя утвердить окончательное решение, необходимо в промежуточном ответе свести клевету срок, за который оно будет принято.

Если письмо включает в себя отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину. Например:
К сожалению, мы уже переняли на себя аналогичные договорные обязательства, поднимать которые не в традициях нашей фирмы.
К сожалению, мы прекратили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования.

Отказ не должен выглядеть окончательной. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут возвратиться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; спросить дополнительную (конкретную) информацию и так далее