Общие положения ведения переписки

Регистрация - фиксация факта получения или создание документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах.
Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт его создания, отправление или получение.

Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.
Основными целями регистрации есть справочно-информационная работа и контроль выполнения документов.
Документы регистрируются единовременно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУУ, в структурном подразделе он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделе (например, финансовые документы), служба ДОУУ его регистрировать не должна.

Отдельные регистрационные массивы образовывают (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входные документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года.
Входные документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля выполнение документов ("системы электронного документооборота").