Причастные и деепричастные обороты

Дополнительные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом ("тема, выполненная институтом") или предшествовать ему ("выполненная институтом тема").

Причастный оборот не должен включать определяемое существительное.
Правильно: Интерес, проявленный к продукции, которая выпускается
Неправильно: Проявленный интерес к продукции, которая выпускается

Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, которое обозначает действующее лицо, - субъект действия, и ни в одном случае - с объектом.
Правильно: Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.
Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него подчеркивается высокий процент внедренных разработок.

Текст письма составляется со вступления, изложения или доказательства и вывода.
Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его короткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-нибудь документ, дается ссылка на него.
В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и так далее.

В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения,
просьба, распоряжение, т.е. высказывается позиция автора.
В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может быть отсутствующим или их порядок может быть другим.

Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается из красной строки.