Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о документах, которые прибавляются к письму. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимое что-нибудь разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок выполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и так далее Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
Постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема; наименование организации; справочные данные; код ОКПО;
сменные реквизиты бланка письма:
дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат; заголовок; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе.

Заголовок сопроводительного письма отвечает на вопрос "о чем?". Например:
О материалах конференции
или
Об отклике на статью

Текст письма начинается из стойких языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....

Допускается начинать текст письма фразами типа:
Соответственно предыдущей договоренности направляем (высылаем, возвращаем)...
Соответственно прежде достигнутой договоренности направляем (высылаем, возвращаем) ...

Дальше обязательно следует назвать документы, которые прибавляются.
Следующий абзац текста должен содержать обоснованные причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложению не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о материалах, которые прибавляются.

Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прибавляются.